Oma aja peremees

Autor: Kristjan Otsmann, koolitusfirma Selge Pilt
Artikkel pärineb portaalist: www.juhtimine.ee 27.05.2008
Palju inimesi on hädas aja planeerimisega ning otsustamisega, mis on hetkel kõige olulisem tegevus, millele kulutada järgmine 5, 15, 60 või 120 minutit. Aega arukalt juhtides saab paari lihtsa nipiga suurendada efektiivsust vähemalt viiendiku võrra ja vähendada tegemata asjadest tingitud stressi kaks korda.
Kahtlustan, et kuulun inimkonnast laisema poole hulka – mulle ei meeldi rabeleda. Sellest hoolimata tulen oma asjadega toime enamikust efektiivsemalt. See pole alati olnud nii, muutusin süstemaatilisemaks ja umbes kolmandiku efektiivsemaks pärast seda, kui hakkasin järjekindlalt kasutama David Alleni loodud Getting Things Done’i ajajuhtimise meetodit ning täiustasin seda mõne aasta jooksul.
Kui tihti avastate, et olete unustanud midagi tegemata? Kui sageli juhtub, et te ei saa ülesandele keskenduda, sest kümned muud asjad tuuritavad kuklas ja kisuvad mõtteid kõrvale? Või lükkate mõnda tegevust edasi pea lõpmatuseni? Ma olin nende asjadega päris hädas veel paar-kolm aastat tagasi ning ükski kümmekonnast ajajuhtimissüsteemist, mida tollal proovisin, ei suutnud neid kõrvaldada.
Kõikide nende probleemide üks põhjustest on selles, et inimene suudab korraga meeles pidada viit kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi mõte või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub „psüühilisse RAMi” nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse, kuni nad ühel hetkel – tavaliselt kõige sobimatumal – end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub.
Kui kasutame mälust usaldusväärsemat süsteemi, siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ning lahkuvad meie meelest. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel et vaevata pead abstraktsete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.
Kogu aruka ajajuhtimise süsteemi aluseks on keskendumine. Enamik inimesi ei suuda teha mitut asja korraga – kui keskendume ühele asjale, sujub elu ladusalt. Kui uitmõtted on talletatud süsteemi, on meil lihtne keskenduda käsilolevale tegevusele. Tehes üht asja korraga, jõuame rohkem.
Jagan teiega paari lihtsat nippi, mis aitavad mul asjadega toime tulla.
Paar lihtsat nippi
Esimene neist puudutab ideede talletamist. Mul tuleb pidevalt ideid, mida peaksin ellu viima. Lisaks täitub mu e-postkast kirjadega – mõned vajavad vastamist, mõned tegutsemist, mõned lihtsalt lugemist ja mõned äraviskamist. Inimestega suheldes lisandub samuti nimekirja tegevusi.
Kui mul tuleb mõni mõte või keegi soovib, et midagi teeksin, panen selle tegevuse või mõtte kirja niipea kui võimalik – tavaliselt kohe. Meilid saabuvad inbox’i – see on nende jaoks õige koht, aga mitte kauaks.
Nii sageli kui vajalik – minu puhul paar korda päevas – kulutan veidi aega, et paberile kirjapandud mõtted ja e-postkast üle vaadata. Iga kirja, tegevuse või mõtte puhul tuleb esmalt otsustada, kas see asi üldse väärib tegemist, kas see on piisavalt oluline.
Kui pean tegutsema, siis esmalt küsin endalt: kas saan asja korda ajada kahe minutiga. Juhul kui see on nii, teen seda. Seejärel küsin endalt: „Mis on järgmine tegevus?” Selle selgeks saanud, panen tegevuse kirja ideedelehele, et seda järgmisel ülevaatusel menetleda. Kui järgmine tegevus võtab alla kahe minuti, siis... Arvasite ära: teen selle kohe teoks.
Nii käin läbi kogu ideedelehe ja meili inbox’i, ikka üks asi korraga. Kui on näha, et tegemist on suurema ja keerukama asjaga, jagan ta mitmeks tegevuseks ehk nn projektiks, mille planeerimiseks ja teostamiseks leian omaette aja.
Kui asja pole võimalik kahe minutiga korda saata, on mul mitu võimalust. Esimesena küsin endalt, kas on olemas keegi teine, kes suudab selle ülesandega minust paremini toime tulla. Kui nii, siis delegeerin ülesande ning enda süsteemis lisan selle to-do list’i ehk tegevusnimestikku, mis märgistatud sõnaga „Ootel”.
Kas on tegemist ülesandega, mida pean tegema kindlal päeval, või koosolekuga, millel on algus ja lõpp? Sel juhul leiavad need asjad koha mu kalendris. Muide, kellaajaliselt panen kirja vaid koosolekuid ja kohtumisi. Tegevused, mida pean tegema näiteks neljapäeval, panen kirja kellaajata, n-ö kogupäevasündmusena.
Suurem osa mu tegemistest ei kuulu kumbagi liiki – need panen kirja tegevuste loetellu. Aga see pole mitte lihtne to-do- list, vaid ülesanded on jagatud keskkondade kaupa, milles seda tegevust on hea teha: üks nimekiri – „Arvuti” – neile tegevustele, mille jaoks vajan arvutit, teine – „Helista” – telefonikõnedele, selle võtan ette siis, kui mul on telefon käeulatuses. Veel leiab mu süsteemis nimekirjad „Kodus”, „Kontoris”, „Askeldused”, „Nõupidamine Xga”, „Kohtumine Yga”. Iga nimestiku pealkiri paneb paika keskkonna, kus neid tegevusi saan teha.
Mida teha?
Nüüd tuleb süsteemi kõige olulisem osa – tegutsemine, ainuüksi kirjapanekust ju ei piisa. Kuidas otsustada, millega just praegu tegeleda?
Kõige olulisem on keskkond, milles parasjagu viibin. Kui olen internetti ühendatud arvuti taga, siis pole mul mõtet tegeleda asjadega, mida saan teha vaid kodus. Seega võtan ette nimekirja „Internet”. Aga millega neist kümnetest asjadest tegeleda? Erinevad tegevused nõuavad erinevalt aega – valin tegevuse, mille saan lõpetada enne järgmist katkestust. Kui koosolekuni on veerand tundi, pole arukas tegeleda ülesandega, mis nõuab kaks tundi.
Aga kas mul on energiat, et valitud ülesandega toime tulla? Kui ei, siis otsin mõne ülesande, milleks pole energiat kulutada vaja. Sel moel saan palju tüütuid asju tehtud ning nendega tegelemise käigus energia taastub.
Viimase asjana vaatan tegevuste prioriteeti – kui olulised need on. Loomulikult, olulised asjad tuleb teha enne ebaolulisi. Kõik see võtab ainult hetke, sest see otsustusprotsess on inimesele loomuomane – tegemist on hariliku aruka terve mõtlemisega.
Oluline ülevaatus
Iga tööpäeva lõpus töötan läbi ideedenimestiku ja meilide inbox’i ning korraldan tegevused. Samuti viskan pilgu järgmise päeva kalendrile, et teada saada, mis mind ees ootab. Selleks kulub kõige rohkem pool tundi.
Iga reede pärastlõunal võtan tunni-paar ning vaatan põhjalikult üle kõik nimekirjad – kas asjad lähevad ikka nii, nagu plaanisin. Sel moel avastan unarusse jäänud tegevused ning saan need lisada tegevusnimestikesse või kalendrisse. Reedesel ülevaatusel käin läbi ka projektide nimekirja, et veenduda, kas kõik asjad saavad õigeks ajaks tehtud.
Jagasin teiega vaid mõnda lihtsamat nippi. Kasutan veel teisigi, mille abil talletan tuleviku jaoks ideid, arhiveerin olemasolevat materjali lihtsalt ja kiirelt, korraldan taustainfot, säästan sarnaste tegevuste koondamisega aega, väldin töökatkestusi ja asjatuid koosolekuid, visualiseerin projektide tulemusi ja haldan neid ning sean pikaajalisi eesmärke.
Kirjeldatud aruka ajajuhtimise süsteemi õppimiseks kulus mul päev ning selle sisseseadmiseks ja enda harjutamiseks paar nädalat. Pärast seda jõuan varasemast kolmandiku rohkem tehtud ning – mis veel olulisem – stress on vähenenud umbes poole võrra, sest usaldan sisseseatud ja toimivat süsteemi. Olen juba paar aastat oma aja peremees – ja see tunne on väga-väga mõnus.