E-koosolek kestab poole lühemalt

Koosolekute pidamiseks on ka muid võimalusi kui inimeste kokkukutsumine ühte ruumi. Kui videokonverentsid ja telefonikonverentsid nõuavad suuri side- ja tehnikakulusid, siis internetis peetav koosolek on võrreldes nendega tunduvalt odavam.

Arvutifirma Dateli uudistoode e-koosolekute süsteem on välja töötatud Tallinna Linnavalitsusele, kuid nüüd kohandatud ka ettevõtete vajadustele. e-koosolek võimaldab äriorganisatsioonidel oma koosolekud tõsta täielikult internetikeskkonda.
Ärikeskkonnas on turvalisuse nõuded infole ligipääsuks oluliselt karmimad, seega tasuta jagatav virtuaalsuhtlemise tarkvara pole alati igas ettevõttes kõige sobivam. Keskkond peab olema ka paindlik ja vastama ettevõtjate vajadustele.
Tallinna Linnavalitsuse liikmed kasutavad mitu kuud aktiivselt istungite pidamisel sarnast tarkvaralahendust, mis võimaldab koosolekutest osa võtta, koosoleku materjalidega tutvuda ja sinna ka online-täiendusi ning parandusi teha ükskõik millises maailma punktis viibides. “Sarnasel platformil oleme välja töötanud ja ettevõtete jaoks mugandanud ka EKSi, mis võimaldab ettevõtjatele koosolekutel osalemist kasvõi Kanaari saartel päevitades või muude toimetustega üheaegselt,” võrdles Madis Sassiad Datelist firmadele kohandatud tarkvara linnavalitsuse omaga. “Tarvis on vaid arvutit ja Internetiühendust.”
EKS on andmebaas koosolekute materjalide hoidmiseks ja koosolekute kiireks läbiviimiseks ning on mõeldud juhatuse või nõukogu liikmetele, kes peavad pidevalt erinevaid materjale läbi töötama, kuid kellel enamasti mitmetunnisteks koosolekuteks aega pole.
E-koosolekusüsteem installeeritakse serverisse, mis on kaitstud tulemüüriga. Sassiadi sõnul kasutab koosolekusüsteemi praegu Datel ise, esimesed kliendid on tulemas ka väljastpoolt. “Praktika näitab, et e-koosolekusüsteemi abil võib koosoleku aeg väheneda kaks korda,” teab Sassiad Dateli kogemusest. See kokkuhoid saavutatakse tänu hästi ettevalmistatud koosoleku materjalidele nii läbiviija kui ka teiste esinejate poolt. Sama tähtis on ka nende materjalidega eeltöö. Kõik koosolekul osalejad saavad materjalidega eelnevalt tutvuda ja teha ka parandus- või muudatusettepanekuid, kujundades iga teema juures isikliku arvamuse. Koosolekul jääb üle vaid otsustada.
Sarnast virtuaalkoosoleku süsteemi pakub ka Microlink oma virtuaalse pressikonverentsi süsteemi näol, Eesti telefoni IP Teenused lubas e-koosolekute süsteemi valmis teha, kui kliendid seda vajavad.
E-KOOSOLEKU VÕIMALUSED

• sisse logitakse kasutajanime ja parooliga


• koosolekute nimekirja saab lisada omapoolse teema, käsitletava temaatika tutvustuse ning konkreetse koosoleku aja, lisada võib näiteks Exceli failina kasumiaruande ja bilansi.


• kõigil teistel süsteemi kasutajatel on võimalus teemaga üle Interneti tutvuda ja sinna omapoolseid märkusi teha.


• määratud koosoleku ajal saab aga hääletusmooduli kaudu läbi arutatud teema poolt või vastu hääletada


• vajadusel saab vastavas chat-ruumis lisaküsimustega tegeleda.


• koosolek võib toimuda ka reaalses ruumis, kus saab dataprojektoriga suurele ekraanile näidata kõiki Internetis kokku pandud materjale


• e-koosolekusüsteemi hind: 5 litsentsi 15 000 kr, 10 litsentsi 22 000 kr, koolitamine 3500 kr/päev

Kaido Einama
Äripäev  06.12.2001