Enesehindamine aitab edukana püsida

Kersti Pärn
Äripäev 27.10.2003
Iga arengule orienteeritud organisatsioon vajab süsteemset lähenemist, et tänapäeva kiirelt muutuvas keskkonnas pikaajaliselt edukas olla ehk ellu jääda.
Maailmaklassi organisatsioonid keskenduvad tänapäeval kõiki huvigruppe (kliendid, omanikud, töötajad, tarnijad, ühiskond) rahuldavate väärtuste loomisele, mis eeldab terviklikku lähenemist organisatsiooni juhtimisele.
Huvigruppide tasakaalustatud rahulolu on võimalik saavutada vaid süsteemse juhtimise kaudu: püstitada mõõdetavaid eesmärke, välja valida tõhusad metoodikad eesmärkide saavutamiseks, hinnata regulaarselt meetodite mõjusust.
Organisatsioonides on küllalt sagedane, et uusi eesmärke küll püstitatakse, aga jäetakse analüüsimata, kuidas oma tegutsemist muuta, et püstitatut saavutada. Üheks süsteemse juhtimise rakendusvõimaluseks on organisatsiooni enesehindamise läbiviimine.
Enesehindamine (self assessment) on kõikehõlmav, süstemaatiline ja regulaarne protsess, mille käigus organisatsioon, vastavalt täiuslikkuse mudelile, vaatab üle oma harjumuspärased tegutsemisviisid, mõõdab-hindab tulemusi ja püüab järjekindlalt leida võimalusi nende parendamiseks.
Milline enesehindamise meetod valida?
Organisatsiooni enesehindamise korraldamisel tuleb arvestada tema suuruse ja arengutasemega, st kui täpselt ja struktureeritult on määratletud tegutsemisviis.
Esimesel arengutasemel, kus tavaliselt pole veel määratletud oma tegutsemisviisi, võiks alustada saavutatud tulemuste hindamisest. Tegevusse tuleks kaasata kõik need isikud, kes otseselt vastutavad tekkinud tulemuse eest. Enesehindamismeeskond määratleb tegutsemisviisi, kuidas tulemused saavutati ja analüüsib, kuidas võiks neid parendada.
Teisel arengutasemel, kus organisatsiooni tegutsemisviisid on küll määratletud, aga puudub tööriist, mille abil erinevate protsesside vahelisi seoseid mõista, oleks kasulik kasutusele võtta mõni kvaliteedijuhtimise standard või strateegilise juhtimise tööriist (näiteks tasakaalus tulemuskaart).
Kolmandal arengutasemel on tegemist organisatsiooniga, kellel on vaja juhtida tervikut, mis koosneb erinevatest protsessidest ja allsüsteemidest. Siin oleksid abiks tervikliku kvaliteedijuhtimise (TQM) meetodid, sh klassikaline enesehindamine.
Enesehindamise meetodites on suur rõhk põhjus-tagajärg seostel, see omakorda aitab vastu võtta õigeid otsuseid õigete tulemuste saavutamiseks.
Täiuslikkuse põhimõtteid (vt tabelit) rakendatakse hindamiskriteeriumides, mille abil hinnatakse juhtimist, firma strateegiat, töötajate-klientide-partnerite rahulolu, ressursside kasutamist, ettevõtte panust ühiskonna arengusse ja saavutatud tulemusi. Faktidele tuginevad seminari, Pro-forma ja auhinnakonkursi meetodid, samas on nad töömahukamad kui arvamustele tuginevad küsimustiku ja maatriksi meetodid.
Kuidas enesehindamist teostada, protsessi alustada?
·
esmalt tuleks teha otsus oma organisatsiooni enesehindamise otstarbekuse kohta, sh kas hindamine läbi viia kogu organisatsiooni või mõne struktuuriüksuse põhiselt
·
siis valida projektimeeskonnal või juht grupil organisatsiooni arengutasemest lähtuv sobilik hindamismeetod ja moodustada hindamismeeskond, mis koosneb võtmevaldkondade esindajatest
·
järgneb valitud meetodi tutvustamine hindamisgrupile
·
seejärel koostatakse hindamistegevuste detailne tegevuskava (kes-mida-millal-kuidas teeb)
·
hindamisgrupi liikmed hindavad organisatsiooni individuaalselt (andmete kogumine ja töötlus)
·
konsensuskoosolekul määratletakse ühtsed hinnangud, kriitilised valdkonnad, määratletakse prioriteedid, koos- tatakse arendustegevuste plaan (mil- les kajastatakse seniste saavutuste kind- lustamise ja arendamist vajavate vald- kondade tugevdamisega seotud tege- vusi)
·
koostatakse konkreetne kalenderplaan arendustegevuskava elluviimiseks, sh rakendatuse kontroll
·
aasta pärast pöördutakse esimese etapi juurde tagasi
Enesehindamise võib ajastada organisatsiooni eelarve koostamise perioodile.
Protsessi läbiviimine ja selle tulem näitavad objektiivselt, kuhu on vajalik ressursse ja investeeringuid suunata, et tagada ettevõtte tasakaalustatud areng.
Oluline on jälgida, et hindamistulemusi kasutatakse kohe organisatsiooni igapäevategevuse arendamisel.
Enesehindamise võib siduda ka personali koolitamise ja arendamisega: protsessi käigus õpitakse projektijuhtimist, meeskonnatööd, esinemist, strateegilist planeerimist, aja juhtimist jpm.
Protsessi kestus sõltub valitud hindamismeetodist, hindamismeeskonna hõivatusest muude tööülesannetega ja ka näiteks sellest, kas protsess siduda osalejate koolitamisega või mitte.
Maksimaalselt võiks protsess kesta kuni kaks kuud; seda aitab kiirendada ja tõhusamaks muuta väliskonsultandi kasutamine.
Millal siis ikkagi alustada?
Kõik muutused saavad alguse peast ehk juhtkonna soov ja pühendumus on enesehindamise protsessi mootoriks. Samas ei tohi ka eirata altpoolt tulevat initsiatiivi. Ajastus on ideaalne, kui tunnetatakse, et vaja on terviklikult läheneda organisatsiooni (äri)protsessidele.
ENESEHINDAMISE MEETODID:
küsimustiku meetod:
Kvaliteediauhinna mudelite alusel eel-nevalt koostatud küsimustikud, mis on üles ehitatud kas jah/ei või erinevaid arenguastmeid kirjeldavatel vastustel. Meetod sobib kasutamiseks organisatsioonidele, kes alustavad enesehindamisega esmakordselt.
maatriksi meetod:
enesehindamise meetodiks on maatriks, mille ühel teljel on kirjeldused organisatsiooni erinevatest arenguastmetest ja teisel küljel kirjeldused auhinna mudeli kriteeriumidest.
täidetud vormi (Pro-forma) meetod:
Võimaldab kaardistada juhtimises kasutatavad lähenemisviisid ja nende kaudu saavutatud tulemused. Sobib hästi organisatsioonidele, kellel juhtimissüsteemide kirjeldused puuduvad või on algstaadiumis.
seminari meetod:
viiakse läbi arutelu vormis. Otstarbekas kasutada eelpool kirjeldatud meetodite abil teostatud enesehindamise tulemuste analüüsiks ja edasise arendustegevuse planeerimiseks.
juhendaja meetod:
eeldab organisatsioonisiseste meeskondade moodustamist, kes auhinna mudeli kriteeriumide alusel tutvuvad olemasoleva juhtimissüsteemi dokumentatsiooniga, seejärel uurivad intervjuude abil nende rakendatust ja teevad omapoolseid ette-panekuid juhtimises kasutatavate lähene-misviiside ja rakendatuse parendamiseks
auhinna simulatsiooni meetod:
seisneb organisatsiooni juhtimise hindamises auhinna mudeli alusel organisatsioonivälise meeskonna poolt. Esmalt koostab organisatsioon meetodi kriteeriumidest lähtuva juhtimissüsteemi toimivust kirjeldava taotlusdokumendi, mida hinnatakse organisatsiooniväliste ekspertide või assessorite poolt; samuti on ettevõttel võimalus võrrelda end teiste organisatsioonidega ja õppida nende kogemusest, osaledes Eesti Kvaliteediauhinna konkursil.
ORGANISATSIOONILISE TÄIUSLIKKUSE PÕHIMÕTTED
·
tulemustele orienteeritus
·
kliendikesksus
·
eestvedamine ja eesmärgistatus
·
protsessidele ja faktidele tuginemine
·
inimeste arendamine ja kaasamine
·
pidev õppimine, innovatsioon ja parendamine
·
partnerluse arendamine
·
vastutus ühiskonna ees
KASU ENESEHINDAMISEST
·
töötajate kvaliteediteadlikkuse tõus
·
juhtide, spetsialistide arusaamised juhtimisest, kvaliteedist jm ühtlustuvad
·
annab täieliku ja süsteemse ülevaate organisatsiooni tugevustest ja arendamist vajavatest valdkondadest; paraneb planeerimise fokusseeritus ja strateegilisus; võimaldab läbi viia võrdlusanalüüsi (benchmarking)
·
tugevneb organisatsiooni kultuur, meeskonnatöö ja töötajate pühendumus
·
arendusplaanidel on töötajate toetus (nende arvamust on küsitud ja sellega arvestatakse)
·
luuakse oma metoodika organisatsiooni diagnoosiks ja konkurentsivõime tõstmiseks
·
paraneb organisatsiooni tulemuslikkus (huvipoolte rahulolu, finantstulemused)
·
tagatakse organisatsiooni süsteemne areng
Allikas: Kersti Pärn