Koosolek süvendab ühtekuuluvustunnet

Lisaks vajalike otsuste tegemisele aitab koosolek süvendada inimeste ühtekuuluvustunnet, kuid seda ainult siis, kui koosolekuks on korralikult valmistutud.

Rutiini aitab peletada hea nali, kurjustamine ehk on kohasem n-ö temaatilistel koosolekutel.

Marge Ensling, sideameti klienditeeninduse osakonna juhataja

Invicta turundusjuhi Urmas Paili sõnul lähtutakse neil reeglist, et koosolek peab olema hästi ette valmistatud ja juhitud ning koosoleku väljundid selgelt kirjeldatud. Selleks on Invicta meeskond koosolekute läbiviimise metoodikaid ja praktikat käsitlenud mitmete treeningute raames.
Invictas on ettevõttesisesed koosolekud reeglina suhteliselt lühidad ja konkreetsed, keskendudes üldjuhul konkreetsete ülesannete lahendamisele.
Traditsiooniks on saanud iganädalased üldkoosolekud, mille käigus antakse ülevaate viimaste perioodide tegevustest, käimasolevatest ja ettevalmistusfaasis olevatest projektidest ja lühematest ning pikematest plaanidest.
“Vast tähtsaim roll, mida üldkoosolek kannab, on töötajate üldise ühtekuuluvustunde toetamine,” ütles Urmas Pail.
Sideameti klienditeeninduse osakonna juhataja Marge Ensling rääkis, et neil on traditsiooniks kaks korda aastas kutsuda kokku üldkoosolek, kus osalevad kõik sideameti ametnikud. Üldkoosoleku kava on alati ette teada ning laual on kindlasti kohv ja kringel.
“Koosolekuruum peaks ikkagi ka silmale ilus olema,” selgitas Ensling, lisades, et lühi­ajaline töine koosolek ei pea kaunistatud ruumis olema – tullakse ju kokku mingit konkreetset asja arutama. Sellisel juhul on eesmärk mitte aega raisata, vaid kiirelt pakiline teema korda ajada.
Koosolekud, mis eeldavad millegi otsustamist või edasiste tegevuste fikseerimist, on vaja protokollida ja protokollid peaksid olema kõikidele huvilistele kättesaadavad, rõhutas Ensling.
“Vahel on vaja tagantjärele mõnd otsust leida, kuid kui see ei ole fikseeritud, siis ei jää ilmselt muud üle, kui uus koosolek kokku kutsuda ja sellisel juhul on koosolek juba aja raiskamine,” nentis Marge Ensling ja lisas, et sideameti protokollid on kõik intranetis olemas.
Enslingi sõnul on sideamet korraldanud ka väljasõidukoosolekuid suuremahuliste teemade – näiteks aastaeelarve, tööplaani koostamise – arutamiseks ning otsuste tegemiseks.
Kuna teemad on suure­mahulised, siis meelelahutusteks aega ei jää, küll aga on mõnedel väljasõidukoosolekutel läbi viidud meeskonnakoolitusi, märkis Ensling.
Juhul kui koosolekul osalejad on eri valdkondadest, peavad teemad olema kõikidele huvipakkuvad.
“Rutiini aitab peletada hea nali, kurjustamine ehk on kohasem n-ö temaatilistel koosolekutel, kus on vähem inimesi koos ning kui kaldutakse teemast väga kõrvale või kui emotsioonid kipuvad üle pea kasvama,” jagas Ensling oma kogemusest õpitut.
KÕIK STRATEEGILISED IDEED ARUTA KOOSOLEKUL LÄBI

Koosolekut tasub kokku kutsuda, kui

  • kavandatakse uut tegevust, uusi tooteid, teenuseid, brändi või uuele turule minekut

  • plaanitakse suuremaid investeeringuid

  • on kavas firmade liitumisi või tütarettevõtete moodustamist

  • firma kavatseb tegevuse lõpetada

  • on vaja kõigi firma töötajate hääli, et otsustada


KOOSOLEKULE KUTSUGE VAID ASJASSE PUUTUVAD INIMESED


  • kõigile osavõtjatele peab eelnevalt olema teada koosoleku päevakord

  • info peab edastama otsene ülemus, et ei tuleks sisse moonutusi ja mitmetimõistmist nagu laste telefonimängus

  • võimaluse korral tuleks kirjalik päevakord kutsututele teatavaks teha päev või paar enne koosolekut

  • tuleb planeerida aeg nii kõnedele kui ka küsimustele vastamiseks

  • leida, kes teeb arutlusele tuleva teema kohta ettekande, kes valmistab ette otsustuse kondikava, kes protokollib

  • kutsuda tuleb osavõtjaid vajaduse järgi, mitte raisata tööaega

  • peab otsustama, keda on vaja tingimata kutsuda, et saaks otsuseid vastu võtta

  • kui ei ole tegemist üldkoosolekuga, siis tuleks kutsuda kohale nii palju inimesi, kui vajalik ja nii vähe kui võimalik, optimaalne otsustajate arv on kuus kuni kaheksa inimest, üle 15 osavõtjaga arutelu kipub muutuma mokalaadaks

  • tuleb vaadata üle koosoleku ruumid ja vajadusel ventilatsioon või kliimaseade varakult sisse lülitada

  • lauale panna klaasid ja joogivesi, kirjutamiseks paber ja kirjutusvahend


AJAKAVAST TULEB RANGELT KINNI PIDADA


  • Ei tohi alustada koosolekut nende inimeste noomimisega, kes kohale ei tulnud. Asjatu noomimine tekitab ülearust stressi. Kohalolijad ei ole ju süüdi selles, et mõned kohale ei tulnud.

  • Mitte alustada ega lõpetada halbade uudistega.

  • Mitte alustada raskemate teemadega. Kui inimesed satuvad kõigepealt pingeseisundisse, siis väsivad nad kiiremini.

  • Kiiresti ja kergemini lahendatavad teemad tuleks planeerida koosoleku algusse, et anda koosoleku kulgemisele positiivne tõuge.

  • Tuleb pidada kinni aja­kavast. Sõnavõtja võiks rääkida ajaliselt pigem vähem kui normeeritud, et kuulajatel ei tekiks tunnet, nagu aega võiks lihtsalt raisata. Samuti tuleb arvestada, et ka teistel on oma töö ja oma päevaplaan, mis sinu koosoleku venimise tõttu võib kõik pea peale pöörata.

  • Kui osutub vajalikuks infot juurde koguda, juhtorganitega läbi rääkida, seadusandlusest mõndagi järele uurida, siis tuleks koosolek katkestada ja jätkata mõni teine kord, mitte seda venitada.

  • Informatiivsed lühiteated jätta koosoleku lõppu.

  • Mitte unustada, et koosolekul peab olema ka väljund.

  • Otsustused ja kavandatud edasised tegevused tuleb protokollida.


Tiina Kilkson
Äripäev 08.08.2005

Kategooriad