Koosolekute efektiivsus saab alguse juhtide suhtumisest

Kui tippjuhtkonna koosolekute kvaliteet on madal, siis keskastme juhid kordavad ebaedukat mudelit või loobuvad koosolekutest üldse, sest need on ju mõttetud.
Paljud juhid kurdavad, et koosolekud ei anna soovitud tulemusi ja töötajad väidavad, et juhid ei tunne huvi selle vastu, mis neil öelda ja mida nad tegelikult mõtlevad.
Kui juhid arvavad, et viga on meeskonnaliikmetes, on päris kindel, et midagi paremaks ei muutu.
Nii kujunevadki koosolekud teinekord parajaks ajaraiskamiseks, mis tekitavad peavalu ja on mõttetud, kus õhk on vaikimisest või lobisemisest paks.
Juhid tõlgendavad tihtipeale vaikimist nõusolekuna või ideede puudumisena. Mõeldakse ka, et töötajatelt pole mõtet arvamust ega ideid küsida, kuna teema neid ei huvita.
Teiselt poolt usuvad paljud meeskonnaliikmed, et juhte minu mõtted ei huvita, minu arvamusel pole mingit tähtsust. Nagunii teevad juhid nii, nagu nad ise heaks arvavad.
Koosoleku järel algab nii-öelda päris koosolek suitsunurgas või pisemates rühmades. Allasurutud agressiivsusel on võimalus vabalt voolata klatši näol: "on alles loll, jälle muutused, aga meie käest ei küsi keegi"; "ta ei tea, mida see töö tegelikult tähendab, mida meie teeme"; "jälle segati töötegemist, lobisemise eest ju keegi palka ei maksa, nüüd tuleb jälle poole ööni rabada".
Juhid pole sageli teadlikud, kuidas nad ise seda olukorda tekitavad. Arvates, et viga on meeskonnaliikmetes, on päris kindel, et midagi paremaks ei muutu.
Enamasti koosolekute protsessis ei analüüsita, mis on hästi ja mida peaks teisiti tegema. Kui ka proovitakse seda teha, siis see ei pruugi töötada, sest analüüsiprotsess ise tahab oskuslikku juhtimist.
KOOSOLEKUTE KVALITEETI AITAB PARANDADA SUPERVISIOON

Supervisioon

• pikem arendusprotsess väikeste dooside kaupa


• tõhus viis koosolekute kvaliteedi parandamiseks

mõningad koosolekute supervisiooni võimalused

• 1. Superviisor väljastpoolt ettevõtet osaleb koosolekul ja jälgib läbiviimist kõrvalt. Pärast annab juhile või koosoleku juhatajale tagasisidet, analüüsitakse protsessi üheskoos ja leitakse, mida teha teisiti. Järgmistel kordadel analüüsitakse ja toetatakse muutuse elluviimist, kuni soovitud tulemus on saavutatud.

• 2. Veel tõhusam on superviisori juhitud ühisarutelu kogu meeskonnaga, kus reflekteeritakse toimunut ja sõlmitakse ühised kokkulepped, mis teeksid koosolekuid tõhusamaks. Järgmistel kordadel analüüsitakse ja toetatakse muutuse elluviimist soovitud tulemuse saavutamiseni.

• 3. Eriti tulemuslik ja kiire meetod on koosolekute videosalvestamine ja superviisorite poolt juhitud analüüs koosolekul osalejatega koos. Igaüks näeb enese käitumist koosolekul, saab kolleegidelt tagasisidet ja püstitab endale arengueesmärgid. Järgmistel kordadel analüüsitakse eesmärkide saavutamist ja tähistatakse edu.

Signe Vesso, Kaupo Saue
Äripäev 21.08.2006