Mida rohkem koosolekuid, seda väiksem rahulolu

Self II tehtud uuringust selgus, et mida rohkem tunde koosolekutel viibitakse, seda madalam on nendega rahulolu.

Inimesed ei taha, et koosolekuid oleks palju, ja tajuvad oma tööaega hakituna. Seega on planeerimisel tähtis jälgida, et igal koosolekul oleks selge näidustus ja et kohale tuleksid vaid asjaga seotud inimesed.
Vähem tugev, kuid samuti järjepidev seos ilmnes uuringus ka nõupidamiskäitumise tunnuste ja nõupidamistel veedetud aja vahel - mida rohkem aega kulutatakse nõupidamistele, seda negatiivsemaid hinnanguid antakse kogetud nõupidamiskäitumise erinevatele aspektidele.
Paistab niisiis, et koosolekute puhul ei tee harjutamine meistriks. Põhjuseks on siin ilmselt kõrgemad ootused sagedaste nõupidamiste korral, kuid tõenäoliselt valmistutakse ja juhitakse ka vähem hoolikalt iga päev toimuvaid koosolekuid.
Uuring näitas, et 32% juhtidest kulutab koosolekutele enam kui 6 tundi nädalas, 29% kuni 6 tundi nädalas ning 28% kuni 4 tundi nädalas. Üheks koosolekuks valmistutakse keskmiselt 0,5-1 tund.
Võttes arvesse ilmnenud asjaolu, et sageli tuleb koosolekul osalemiseks kulutada ka sõiduaega, on koosolekutega kaasnev tegelik ajakulu juhtidel minimaalselt 25% tööajast.
Kehvasti on eesmärgi-pärasuse ja juhtimisega

Sisulise poole pealt ilmnes, et kõige kehvemini on meil nõupidamiste eesmärgipärasuse ja nende juhtimisega.
Isegi kui nõupidamise eesmärki teatakse, kalduvad arutelud sellest kõrvale ja eesmärgini, mis tihti on otsus, lihtsalt ei jõuta.
Samuti ilmnes, et tehtud otsused jäävad rakendamata või ei kontrollita hiljem nende rakendamist.
Juhtimise puhul jääb eelkõige vajaka oskusest juhtida arutelu ja korrigeerida destruktiivset käitumist.
Ka peaks enam tähelepanu pöörama võimalusele kaasata vähem aktiivseid osalejaid ja ohjata n-ö monopoliseerijaid.
Osalejate ebavõrdne aktiivsus häirib

Kehva tulemuse andsid ka nõupidamiskultuur ning ‑distsipliin. Enim häiris vastajaid koosolekute juures osalejate ebavõrdne aktiivsus, sõnavõttude laialivalguvus ning mõnede osalejate rahulolematus vastu võetud otsustega.
Peale laialivalguvate arutelude esines arvukalt etteheiteid koosolekute ajakasutuse suhtes.
Kui koosolekute algusajast peetakse üldiselt kinni, siis kokkulepitud ajaks lõpetamine paistab olema keerulisem.
Kurdeti juhataja nõrka ettevalmistust

Hinnangud ettevalmistusele on küll positiivsemad, kuid samas on osalejate ja ka koosoleku juhataja kehva ettevalmistust kurdetud arvukates vabavastustes.
Ühe asjaga paistab meil siiski (v.a haridusvaldkonnas) olevat hästi - suhteliselt kõrgeks hinnati rahulolu koosolekute läbiviimise keskkonna ning vajalike tehniliste vahendite olemasolu üle.
Kui üldiselt ei esinenud hinnangutes olulisi erinevusi juhtimistasandite lõikes, siis äratas tähelepanu, et projektijuhid pidasid nõupidamisi kõikidest teistest (isegi juhtidest) märkimisväärselt vähem vajalikuks.
MIS ON TEIE FIRMA NÕUPIDAMISTE SUURIM PROBLEEM?

Valik uuringus osalenute vastustest:

• Ei osata väärtustada kokkusaamist järjekordse meililisti koostamise asemel, kus sa võid palju päevi kulutada, enne kui tulemusele jõuad. Tunduvalt tõhusam oleks võtta 30 minutit, istuda ühe laua taha, suhelda vabalt, teha ajurünnakut ja parimal juhul jõuda tulemuseni. Praegu on trendikas vastata, et selleks pole aega, samas veedetakse aga tunde pikki e-kirju lugedes, mille puhul jääb kõrvale sünergia tekkimise võimalus.


• Suuremad nõupidamised ei võta vastu otsuseid, palju aega kulub seega lihtsalt arutamisele, millel pole mingeid reaalseid tulemusi. Väiksemad nõupidamised on tunduvalt efektiivsemad.


• Liiga palju tabeleid näidatakse seinale ja liiga palju kritseldusi tehakse tahvlile. Inimestega rääkimise vana hea komme on kadunud. Jumaldatakse graafikuid ja probleemide kaardistamist pabertahvlil, mille puhul loetelu sinna tahvlile jääbki ja sellega ei tehta enam midagi. Järgmisel koosolekul pööratakse lihtsalt uus leht. Kui kõnelejal pole jutu taustaks midagi seinale näidata või tahvlile kirjutada, siis polekski ta nagu tõsiseltvõetav. Selle tulemusena jõllitatakse tihti suhtlemise asemel tahvlit ja noogutatakse pead.


• Nõupidamised on ette valmistamata nii juhi kui ka osalejate poolt, sellepärast ei teata täpselt, miks nõupidamist vaja on ja mis selle tulemus peaks olema. Nõupidamisel osalejad tegelevad oma sülearvuti, mobiiltelefoni või oma mõtetega. Kui ka keegi sõna võtab, pole ta ette valmistanud ega tea teemat või probleemi ja sellisest arvamuseavaldusest pole kasu nõupidamise eesmärgi saavutamisele.

TAUST

• Self II nõupidamiskäitumist kaardistavas uuringus osales 225 inimest avalikust ja erasektorist.


• Uuringu eesmärk oli kaardistada nõupidamiskäitumist ja sellega rahulolu Eesti ettevõtetes ja määrata arenguruum nõupidamiste juhtimise osas.

Siret Ristmägi
Äripäev  27.11.2006