Näpunäiteid edukale koosoleku juhatajale

Probleemidele lahenduste otsimisel on parimaks võimaluseks küsimused. Isegi kui teile endale on juba selge, milline lahendus on, on teie ülesanne aidata sinna ka kõiki teisi koosolekul osalejaid.
Enne küsimuse esitamist mõelge täpselt, millist vastust tahate saada. Mida aktiivsem osalus koosolijate poolt, seda suuremad on šansid saavutada konstruktiivseid ja vettpidavaid lahendusi. Pidage meeles, et arvamuste erisus on hea märk.
Tehke lühidalt ja kokkuvõtlikult ülevaade esitatud arvamustest. Seejärel paluge kohalolijail paigutada räägitu tähtsuse järjekorda, eesmärgiga leida parim võimalikest lahendustest.

• Eesmärk on kuulata ära võimalikult palju ja erinevaid ideid ning kommentaare.


• Leida probleemile lahendused.


• Kindluse mõttes on hea veel kord üle korrata lõppeesmärk. Andke ülevaade edasise tegevuskava olemusest. Oluline on tähelepanu pöörata järgmistele valdkondadele: tegevuskava etapid; vajaminevad ressursid (inimesed, tehnika jne); vajaminev juhendamine ja koolitus (milliseid uusi teadmisi on vaja ja kellele); millal tööga alustatakse, tähtajad eri etappideks ning kindlasti lõpptähtaeg; maksumus.

Tagage, et kõik saaksid aru oma kohustustest ja edasisest tegevuskavast. Seejärel andke lühidalt ülevaade esimestest sammudest ning eesootavatest tähtaegadest.
Kõige olulisem on saada kõik kohalolijad tööle ühise eesmärgi nimel. Niisiis, teie eesmärk on saavutada nendepoolne pühendumus, motiveeritus ja tulemusele orienteeritus.
Nagu koosoleku alguses saavutatav tähelepanu määrab ära koosoleku edasise kulu, on niisama tähtis ka koosoleku lõpp ning viimane mulje, mille osalejad endaga kaasa võtavad. Et kõike eelpooltoodut saavutada ja kindlustada selle elluviimine, tehke oma lõppsõna jõuliselt ja emotsionaalselt.
Maarit Vabrit
Postimees 03.07.1999