Õnnestunud läbirääkimised sünnitavad positiivseid tundeid

Mats Soomre
Äripäev 30.08.2004
Kui läbirääkimiste tulemusena saavutatakse küll soovitud eesmärk, kuid protsess ise tekitas negatiivseid tundeid, ei saa rääkida õnnestumisest.
Alustuseks on mõistlik endale selgeks teha, mida me mõtleme sõna “läbirääkimised” all ja miks me kokkuleppe saavutamiseks üldse läbirääkimisi kasutame.
Tee teistele seda, mida tahad, et sulle tehakse
Isiklikult eelistan kindlasti lähtuda seisukohast, et läbirääkimised on kokkuleppimise protsess, mille tulemusena näevad mõlemad osapooled saavutatavast kokkuleppest selget kasu tõusmas.
Häid läbirääkijaid iseloomustab oskus näha olukorda teise inimese pilgu läbi. Kehtib reegel, et tee teistele seda, mida sa tahad, et nemad sinuga teeksid, ning ära tee teistele seda, mida sa ei taha, et nemad sulle teeksid.
Eriti head läbirääkijat iseloomustab pigem see, et ta teeb teistele seda, mida teised tahavad, et ta neile teeks, ja ta ei tee teistele seda, mida nad ei taha, et ta neile ei teeks.
Selline hoiak nõuab korralikku ettevalmistust, enesekontrolli ja head suhtlemisoskust ning enesekindlust.
Tulemuslikeks läbirääkimisteks on vaja mitmeid eeldusi:
Mõlemal osapoolel peab olema selge soov läbi rääkida.
Mõlemad pooled peavad nägema võimalikku kasu.
Mõlemad osapooled peavad olema valmis kompromissideks.
Osapooltel peab olema ühiste huvide kattuvus.
Eriti meeldivad on läbirääkimised, kus kauplemise, tingimise ja loovutustega tegelemise asemel hakatakse koos leidma alternatiivseid lahendusi ühise kasu saamiseks nii, et tulemusega oleksid mõlemad rahul.
Siinkohal on kasulik eristada läbirääkimiste eesmärgid ja tulemid.
Läbirääkimiste eesmärk on kokkuleppe sisu, mida saab mõõta ratsionaalsete kriteeriumitega.
Tulem on emotsioon ja enesetunne, mis jääb pärast kokkuleppe saavutamist.
Heade läbirääkimiste tulemusena on nii eesmärgid kui ka tulem positiivsed. Paraku siia ongi koer maetud. Kui soovitud tulemuse saavutamisega kaasneb negatiivne emotsioon ja halb enesetunne, siis võib ära kaduda soov edaspidi koostööd teha. Eriti teravalt lööb see välja siis, kui on tegemist keeruliste läbirääkimistega ja/või tekkinud vastuolude-probleemide lahendamisega.
Läbirääkimiste tulemus sõltub ettevalmistusest
Me kõik teame tuntud tõde, et edukas tulemus sõltub suuresti ettevalmistusest. Nii ka läbirääkimiste puhul.
Ettevalmistuse esmased kuldreeglid:
Millised on minu võimalikud ühised huvid?
tööalased ja mittetöised huvid,
miks peaks teine osapool üldse tahtma minuga läbi rääkida.
Mida ma soovin saavutada, mis on minu eesmärk?
mis on maksimaalne ratsionaalselt põhjendatud kokkulepe. Sellest tuleb ka alustada, et jätta endale ruumi läbirääkimisteks,
mis on minimaalne, millega ma nõus enam ei ole (lihtsam on välja mõelda see,
millega ma enam nõus ei ole, kui see, millega ma veel nõus olen).
Mida soovib teine osapool saavutada, milline on tema eesmärk?
mis on tema jaoks parim oodatav tulemus ja mis on see, millega ta enam nõus ei ole.
Millest olen ma nõus loobuma ja milles järele andma?
mis on siin minu jaoks olulised ja vähemolulised tegurid,
millest alustan kauplemist ja loovutamist,
mida soovin teiselt poolelt vastu saada, kui olen teinud omapoolse loovutuse, sest enamasti ei maksa niisama loovutusi anda.
Millest võib teine osapool loobuda ja järele anda?
Mis välistab minu jaoks igasuguse kokkuleppe?
Mis välistab teise osapoole jaoks igasuguse kokkuleppe?
Ettevalmistus eeldab lobitööd
Peale esmase ettevalmistuse on vaja veel nii mõndagi ära teha ja/või teada saada / ära otsustada. Seda eriti siis, kui tegemist on juba ette teada keeruliste läbirääkimistega.
Millist eeltööd (lobby) on vaja teha enne läbirääkimiste laua taha astumist?
Millist taustainfot pean ma teadma enne ja mida teada saama ja/või kontrollima läbirääkimiste käigus?
Kes on antud kokkuleppe saavutamisel olulised otsustajad ja mõjutajad, kellega pean ma rääkima enne ja kellega läbirääkimiste ajal?
Millised on otsustajate tööalased ja millised isiklikud eesmärgid?
Millised on saavutatava kokkuleppe kaasmõjud ja kasu nii mulle, neile kui ka kolmandatele osapooltele? Millised riskid ma võtan? Mis on kokkuleppe negatiivsed küljed?
Kes peab mind/meid läbirääkimiste laua taga esindama?
Millised peavad olema meie ja millised on nende inimeste otsus tuspiirid ja volitused?
Kuidas kavatsen alustada, kuidas kavatsen teemat käsitlema hakata, kas ja milliseid taktikalisi võtteid kavatsen kasutada?
Millised on meie ja nende ajapiirid? Kuidas mõjutab tulemust ja meeleolu erinev ajastus ning läbirääkimiste koht?
Milline on eeldatav suhtlemise stiil? Millised on meie meeskonna rollid ja omavahelise signaliseerimise reeglid läbirääkimistel? Kuidas me suudame lugeda teise osapoole signaale?
Milline on minu taganemistee, kui kokkulepet ei saavutata (plaan B ja C ja ...)?
Kas pärast taganemist oleme huvitatud edasisest koostööst ja/või suhtlemisest või mitte?
Kui olen kokkuleppe sõlminud, siis kes ja kuidas hakkab saavutatud kokkulepet täitma, seda organiseerima ja kontrollima?