Töise koosoleku vabas õhkkonnas korraldamine vabastab rutiinist

Koosolekute ja seminaride tavapärasest töökeskkonnast väljaminek viib töötajad välja igapäevasest rutiinist.
"Osalejate tähelepanu on rohkem käsitletavale teemale suunatud, jooksvad tööküsimused ja -vahendid ei sega ning vabadel hetkedel on võimalik üksteisega rohkem suhelda. Ka nendega, kellega igapäevaselt ei pruugi kokku puutuda," selgitas väljasõidu kasulikkust Eesti Posti (EP) äriarendus- ja haldusosakonna projektijuht Maia Sokk.
Näiteks EP ühe suurema käimasoleva projekti, uue majandustarkvara Axapta juurutamise vaheetappide lõppedes on toimunud väljasõidud, kuhu on kaasatud projektis osalenud ja arenduspartnereid väljastpoolt firmat. Käidud on näiteks Kajamaal viburadadel ja kala püüdmas.
"Axapta projekti kohtumistel on esmalt antud ülevaade projekti kulgemisest, tulemustest ja edasistest plaanidest, tänatud on tublimaid või rohkem silma paistnud projektiliikmeid ning töise osa järel võetud ette mõni aktiivsem vabaõhutegevus, et patareisid laadida ja rääkida ka töövälistel teemadel," lisas Sokk.
Kogu ettevõte kaasatakse aga postipäeva-nimelisel ettevõtmisel. "Saku Suurhallis toimunud üritusest võttis osa üle 2500 inimese ehk üle poole EP töötajatest. Töötajad said näiteks teada ettevõtte eri valdkondade hetkeseisust ja tulevikuplaanidest, tutvusid uuendustega ettevõttes, jagasi kolleegide rõõmu ja tunnustust kordaminekutest, nägid ja kõnetasid juhte silmast-silma," lisas Sokk.
Töiseid väljasõite korraldab ka kiirkullerifirma TNT Eesti iga osakond vähemalt kaks korda aastas.
TNT Eesti müügijuhi Enno Aermatesi sõnul räägitakse sellistel väljasõitudel tavaliselt teemadel, mille jaoks kulub rohkem aega ning mida igapäevase töö kõrvalt arutada ei jõua, näiteks uued tehnoloogiad, kontsernisisesed võistlused ja nende tulemused.
Kaks nädalat tagasi kogunes ettevõtte müügiosakond Maardu mõisa, kus räägiti enese juhtimisest, suhetest organisatsioonis, nende loomisest ning parandamisest. Väljasõit õnnestus, sest Aermatesi sõnul olid kohal isegi puhkusel viibijad ja osalejate tagasiside oli positiivne.
Ehkki keskkonnavahetus aitab kaasa, tõdes Aermates, et väljasõiduga kaasnevad ka mõned probleemid. Näiteks tähendab koosviibimise korraldamine osakonna jaoks lisakulu transpordile, mis osalejad kohale toimetab, korraldus nõuab aga organisaatorit ja eestvedajat.
"Tegelikult ei ole ju alati vaja midagi väga erilist välja mõelda. Eestlane hindab töökeskkonnast väljasaamist, head seltskonda ja selle juurde kuuluvaid arutelusid. Parimad mõtted tekkivad tihti sellistel koosolemistel," leidis Sokk. "Maailma arutelude käigus ei parandata, kuid arutatakse tööprobleeme, leitakse üksteiselt tuge ja saadakse ka ideid edasiseks tegutsemiseks."
Väljasõidu mõju sõltub koosolekust
Anneli Salk
Celestis Koolituse konsultant

Töisest õhkkonnast eemalesõit võib mõjuda töisele koosviibimisele kahtpidi. Ühelt poolt aitab kaasa, teisalt jälle pidurdab.
Mõju on positiivne, kui muidu rutiinset koosolekut kord ka töölt väljas teha. See võib aktiveerida töötajate loomingulise poole ning anda inspiratsiooni uute võimaluste ja lahenduste nägemiseks.
Mujaleminek võib mõjuda negatiivselt, kui hästi töisest keskkonnast väga lõõgastavasse keskkonda, näiteks spaasse minna. Töötajad võivad end seal töiste teemade asemel puhkerežiimile häälestada ega suuda keskenduda.
Kiireloomuliste asjade arutamiseks ei ole mõtet kuhugi eemale joosta ja aega kulutada. Samas sobivad koosolekud, kus on ka n-ö pehme pool ehk suhted ja nendesse puutuv, hästi vähemtöises õhkkonnas arutamiseks.
Samas ei tohiks keskkonnamuutus väga suur olla, sest see võib muuta tööasjade arutamise keeruliseks. Säilida võiksid sellised seminariruumide elemendid nagu tahvel ja lauad-toolid. Spaa mullivann võib mõtted kiiresti mujale peletada.
Samuti oleks hea, kui rutiinist ärakäik ei võtaks palju aega. Tallinna ja Otepää vahel jõuab töötaja töölt ümber häälestuda ning läheb töörütmist välja. Kohale jõudes on keeruline taas tööle keskenduda.
Suhtlus korralduses oluline
Sobiva formaadi leidmiseks:

• Mõtle, mis on ürituse eesmärk.


• Kes ja kust on osalejad, kui palju neid on.


• Mõtle, kas üritus peab olema vabas õhus ja sportlik, kas peab olema seminariruum või kombineeritud variant, kas on vaja ööbimisvõimalust, kas on vaja korraldada transporti jms. Aruta ideid kolleegide ja osalejatega.


• Täpsusta kohtumise aeg ja kestus.


• Täpsusta võimalik eelarve ja juhtkonna toetus.


• Otsi sobivad kohad ja uuri nende võimalusi: võta hinnapakkumised.


• Aruta pakkumised läbi ja vali sobivaim.


• Edasta ürituse info osalejaile.

Rivo Sarapik
Äripäev  11.10.2006