Tulemuslik koosolek nõuab ettevalmistust

Vahel näib, et koosolekutel ei paista lõppu tulevatki. Spetsialistide arvates piisab aga mõnikord kõigest viiest minutist, kui koosolek on korralikult ette valmistatud ja eesmärgid paigas.
"Eduka koosoleku eeldus on ennekõike eesmärk – millist probleemi üritatakse koos lahendada või millist küsimust arutakse," selgitab pika meeskonnatöökogemusega EAS Turismiarenduskeskuse juht Maarika Liivamägi.
Optimaalne osalejate arv võiks Liivamäe hinnangul olla 8–12 inimest, kuid see sõltub ennekõike koosoleku iseloomust. "See sõltub paljudest asjaoludest, muu hulgas sellestki, kas kõigil inimestel on midagi öelda, kas kellegi info aitab tulemusele lähemale jõuda," räägib naine.
Keskendumine teemale
Liivamäe sõnul peab koosolekul kindlasti olema selge algus ja lõpp, koosoleku juht peab defineerima rollid ning selle, kes millal sõna saab.
"Samuti peab ta keskenduma teemale – tooma arutelu põhipunktide juurde tagasi meeskonnaliikmeid, kelle mõte kaldub muudele radadele, ning talitsema neid, kes teema arutluse juures kipuvad isiklikuks minema," mainib Liivamägi.
Tema sõnul peab koosolek alati kuhugi välja jõudma, olgu selleks siis otsus või mitte.
"Viimasel puhul võidakse lihtsalt konstateerida asjaolu, et info vähesuse tõttu pole täna võimalik otsust vastu võtta, ning tehakse kellelegi isiklikult ülesandeks täiendava info kogumine ja esitamine järgmiseks koosolekuks," selgitab Liivamägi. "See on juba osa edukast projektijuhtimisest."
Liivamäe sõnul tuleb koosolekuks kindlasti valmistuda. "Pead ise läbi mõtlema, kuhu tahad jõuda. Juhil on tihipeale tarvis kinnitust oma mõtetele, teatud ülesandeid jagada," räägib ta.
Koosolek tuleks jaotada etappideks – üks etapp tähendab kogutud eelinfo esitamist, teine annab aega reageeringuteks, selle käigus tekivad tunded ning öeldakse välja argumendid – tuuakse välja ka kõik negatiivsed asjaolud, mis tulemuse saavutamist takistada võivad.
Koosolek peaks lõppema erinevate lahenduste, uute ideede esitamisega. "Koosolekul peab olema tulemus," rõhutab ta.
Nädalat soovitab Liivamägi alustada infokoosolekuga. "Näiteks saab osakond esmaspäeval infot oma juhilt, arutatakse läbi nädala tegevusplaan – milline on tegutsemise fookus, mida juht oma alluvatelt ootab ning mida soovib, et konkreetsed inimesed teeks; samuti millised on kõrgema juhtkonna direktiivid," selgitas Liivamägi.
Tunnist piisab
Edu ei sõltu Liivamäe sõnul sugugi koosoleku ajalisest kestusest. "Edukas koosolek võib kesta ka viis minutit," räägib Liivamägi.
"Infokoosolekuks piisab reeglina 45 minutist kuni tunnist." Üle tunni venivaid koosolekuid Liivamägi eriti tulemuslikeks ei pea. "Sel puhul on tegemist kurnavate mammutkoosolekutega. Kui neid veel ei juhita ka, kerivad need end lõputult justkui õudusfilm – ootad ja ootad, aga lõppu ei tulegi."
Koosolek võib olla ka arutelu, millest võtab osa kõigest kaks inimest. "Juht annab alluvale ülesande, räägib selle tausta lahti, ootab temalt tagasisidet ning pannakse paika kuupäevad, millal ülesanne peaks täidetud olema."
Edukas koosolek:

• lähtub eesmärgist


• on kindlate ajapiiridega


• osalejate arv sõltub fookusest, soovitavalt 8-12 inimest


• lõpeb lahenduse või uute ideede esitamisega


• on selgelt juhitud


• ei kesta üle tunni

Kristel Kossar
Postimees 30.08.2005