Ülekoormuse põhjused on töökorralduses ja otsustusvõimes

Probleemi väärtus seisneb probleemilahendusprotsessis. Lihtsam ja libedam tee on probleemi lahendamine jõumeetodil. Mõnevõrra tülikam, kuid püsivama lahendusega ning lisaväärtusi loov võimalus on probleemi lahendamisse kaasata kõik asjaosalised.
Mari, 27.a.: Töötan projektipõhises ettevõttes (12 inimest). Meie tööülesanded pole täpselt paigas ning mulle tundub, et pean töötama rohkem, kui teised. Palka aga saame kõik võrdselt. Miks pean mina olema see, kes kõigi eest rabab?
Eelpool toodud näite korral võib tekkida ohtlik doominoefekti, mis ohustab kogu projekti toimimist. Kuidas seda vältida e. millest probleemi lahendamine alguse saab?
Ühelt poolt heast tahtest, sest inimesed, kes ei mõista probleemi lahendamise vajalikkust, ei ole ka motiveeritud lahendusi otsima. Teisalt probleemi määratlemisest ja eesmärgi püstitamisest, sest selleks, et midagi saavutada, peame teadma, mida me saavutada tahame.
Esmalt tuleb määratleda antud probleemi olemus ning välja selgitada tegelikud põhjused. Sageli muudab probleemi mastaap selle näiliselt laialivalguvaks, mistõttu oleks alati kasulik alustada probleemi lahendamist tagajärgede fikseerimisest. Tagajärjed on tihti väga konkreetsed ja annavad suunavaid vihjeid, mille kaudu saab jõuda probleemi põhjusteni. Siinkohal on kasu ka ühisest arutelust või ajurünnaku vormis vastuste leidmisest küsimustele, mida see probleem täpselt mõjutab; mis on selles halba; kuidas seda probleemi lahendada (tagurpidine ajurünnak). Ühine arusaam probleemi kahjulikkusest tekitab grupil motivatsiooni seda lahendada.
Olukorda saab tõhusalt lahendada vaid siis, kui selle kõik olulised aspektid on kindlaks tehtud. Näites toodud probleemi põhjuseid võib vaadata kui subjektiivsed/objektiivsed või organisatoorsed/isiksuslikke: kokkulepitud töökorralduste puudumine, infopuudus (puuduliku kommunikatsiooni tõttu ei ole teiste töötajate töömaht teada), suhtlemisprobleemid, tööstress, madal töömotivatsioon, üldine väsimus, madal pingetaluvus, ebaefektiivne ajakasutus vms. Probleemi põhjused on baas, millest lahendamine lähtub.
Teinud kindlaks probleemi olemuse, on järgmiseks sammuks vaja kokku leppida eesmärk. Peamiseks raskuseks eesmärgi püstitamisel probleemilahenduses on eesmärgi eristamine lahendusest. Valmislahendustesse kinnijäämine on suurimaks takistus probleemilahendusprotsessis.
Järgmiseks proovikiviks on hea eesmärgipüstitus. Hea eesmärk vastab SMART mudelile ja peab olema positiivselt sõnastatud. See, mida me EI taha, ei väljenda endas seda, mida me TAHAME: “Mina ei pea tegema liigset tööd,” tähendab, et ma võin töö ka tegemata jätta. Kui probleem peitub töökoormuse ebavõrdses jaotuses, võiks üheks lahenduseks olla töökoormuse ühtlustamine, kui aga suutmatuses otsuseid langetada, või oma aega efektiivselt kasutada, on kasulik läheneda probleemile indiviidi tasandilt.

SMART eesmärgipüstituse mudel:
S specific: täpne ja üksikasjalik; väljendatud positiivselt.
M measurable: mõõdetav.
A attainable: saavutatav ja asjaosaliste kontrolli all.
R realistic/rewarding: reaalne ja saavutamist väärt.
T timeable/tangible: ajastatud ja käegakatsutav.

Pirko Tõugu
Äripäev, 31.05.2004