Vahendid meeskonna eesmärgipäraseks tööks

Allikas: www.next.ee
Fred Krieger |15.01.2009
Tänapäeva inimese kaks kõige olulisemat ressurssi on aeg ja tähelepanu. Mõlemad on karmilt piiratud – aeg kulgeb pidevalt ja täielikku tähelepanu saab üheaegselt pöörata üldjuhul ainult ühele tegevusele. See aga näib tänapäeva kommunikatsioonivahendite taustal võimatuna. Veelgi enam - kas ja kuidas oleks võimalik kogu meeskond panna tegelema alati sellega, mis hetkel kõige olulisem? Kuidas võiksid tarkvaralahendused meile selles abiks olla?
Millest alustada?
Inimene töötab kõige efektiivsemalt siis, kui suudab oma tähelepanu võimalikult katkematuks ajaks pöörata ühele tegevusele. Igaühe eesmärk peaks olema sellise fookuse-seisundi saavutamine võimalikult tihti, võimalikult valutult ja võimalikult pikaks ajaks.
Alustuseks tuleb enesele teadvustada võimalike “ajaakende” suurus. Need on ajaperioodid, mil saad suunata oma tähelepanu segamatult ainult kõige olulisemale. Kui sinu teha-nimekirjas on paar kolmetunnist tööd, kuid erinevate katkestuste tõttu on päev niivõrd hakitud, et segamatud hetked kestavad ainult paarkümmend minutit, peaksid teadlikult tekitama võimalikult suuri “ajaaknaid“. Selleks ajaks lülita telefon vaikse peale, ära suhtle töökaaslastega ja ära loe uusi e-kirju.
Kui aga töö iseloom seda ei võimalda, siis on lahenduseks jagada tööülesanded väiksemateks vaheetappideks, mis mahuksid paarikümne minuti sisse. Teadmine, et tegeled pidevalt hetkel kõige olulisemaga, aitab muidu pingelises olukorras koondada tähelepanu ja ära hoida stressi.
Detailne planeerimine on oluline
Seda, kui oluline on tegevuste planeerimisel detailsus, iseloomustavad kõige paremini kaks väga erinevat näidet – filmitööstus ja sõjapidamine. James Cameron poleks saanud valmis kõigi aegade edukaimat filmi, kui ta ei oleks Titanicut tehes planeerinud üksikasjalikult iga stseeni. D-Day lahingute planeerijatest ei julgenud ilmselt keegi pakkuda, et saadame lihtsalt viis divisjoni Normandiasse ja vaatame, mis saab. Paljude projektide planeerimine on aga tihtipeale just nii pealiskaudne ja osalejad ei teadvusta, et pisidetailidest võib sõltuda kogu projekti saatus.
Next annab kõikidest planeeritud tegevustest vajaliku ülevaate. Oluline on kõikide tööde andmed sisestada koos neile kuluva ajaga ja seejärel planeeritud tegevused tähtsuse järjekorda seada. Nii on tagatud kõige olulisemate tööde valmimine ka juhul, kui aeg saab vahepeal otsa. Kuna teatud asjade tegemata jäämine on peaaegu alati vältimatu, tagame nii, et viimaseks jäävad meie jaoks kõige vähem olulised.
Millist tarkvara kasutada?
Liiga tihti kasutatakse tarkvara ainult selleks, et registreerida tehtud töödele kulunud aega ning oluliselt harvem tulevaste tegevuste planeerimiseks.
Kui kogu kollektiiv kasutab planeerimiseks ühtset süsteemi ja kõik kavandatud tegevused ka regulaarselt (ideaalis iganädalaselt) tähtsuse järjekorda seatakse, on garanteeritud, et iga töötaja tegeleb pidevalt võimalikest töödest kõige olulisemaga. Kui projekti üldised eesmärgid on kõigile osalejatele selged, ei ole selline prioritiseerimine sugugi nii aeganõudev, kui esmapilgul võib tunduda. Mida rohkem on projektil vahe-eesmärke, seda jälgitavam on selle kulg ja seda ebatõenäolisemalt jääb see kusagil häguselt toppama. Oluline on jälgida projekti kulgu selle järgi, millised vajalikest tegevustest on tehtud ja millised tegemata. Vastasel juhul on tööd peaaegu alati valmis 95-protsendiliselt.
Nexti lahendused aitavad aega planeerida agiilse projektijuhtimise meetodeid kasutades ja seeläbi meeskondadel efektiivsemalt tegutseda.